Gruppenpostfächer – Personendaten in vielen Händen

Jedes Unternehmen hat mindestens eins davon: Ein Gruppenpostfach. Mit dem Allrounder unter den E‑Mail-Postfächern lassen sich mit wenig Aufwand mehrere Fliegen mit einer Klappe schlagen. Um das datenschutzrechtliche Niveau zu halten, muss bereits bei der Anlage eines Gruppenpostfachs Sorgfalt walten.

Die Vorteile eines Gruppenpostfachs liegen auf der Hand, um nicht zu sagen „in mehreren Händen“. Zunächst wird nur eine personenungebundene E‑Mail-Präfix angelegt (z.B. „bewerbungen@…). Die Pflege des Postfachs teilen sich mehrere Verantwortliche, die fachlich dem Postfach zugeordnet sind. Dadurch können Kommunikationswege kürzer, Stellvertreterregelungen leicht umgesetzt und die Trennung von Personendaten auf dem E‑Mail-Server sichergestellt sein. So unkompliziert sich das anhört, in der datenschutzrechtlichen Praxis müssen wie immer ein paar Grundregeln beachtet werden.

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