Hinweisgeberschutz & Compliance

Um was geht es beim Hinweisgeberschutz?

Mit Umsetzung der EU-Richtlinie EU-RL 2019/1937, der sogenannten Whistleblower-Richtlinie, und der nationalen Umsetzung durch das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) wurde der lang erwartete Schutz für Hinweisgebende geschaffen. Ziel ist es, Personen zu schützen, die Informationen über Verstöße des Unternehmens gegen die im HinschG abschließend aufgezählten Gesetze des nationalen Rechts oder des EU-Rechts aufdecken und melden.

Wozu dienen Hinweisgebersysteme?

Hinweisgebersysteme dienen dem Schutz vor Nachteilen und Repressalien für Personen, die mit ihrem Hinweis zur Aufdeckung von Verstößen beitragen wollen und ermöglichen es den betroffenen Unternehmen, interne Maßnahmen zu ergreifen, um Verstöße abzustellen und zukünftig zu verhindern.

Was müssen Unternehmen jetzt tun?

Unternehmen sind, abhängig von der Anzahl ihrer Beschäftigten, dazu verpflichtet, im Rahmen eines Hinweisgeberschutzsystems sichere Kanäle für die Meldung von Missständen einzurichten und zu betreiben. Für Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden ist die Einführung eines Whistleblower-Systems bereits seit dem 17. Dezember 2021 verpflichtend. Kleine Unternehmen mit mehr als 49 Mitarbeitenden hatten noch bis zum 17. Dezember 2023 Zeit für die Implementierung ihres Hinweisgebersystems. Mitarbeitende werden nach Köpfen bemessen, nicht nach Vollzeitäquivalenzen. Unternehmen mit mehr als 49 Mitarbeitenden die noch kein Hinweisgebersystem eingeführt haben, sollten dringend tätig werden.

Daneben müssen Beschäftigte, die für die Entgegennahme der Meldungen zuständig sind, regelmäßig geschult werden, eingehende Meldungen müssen innerhalb der gesetzlichen Frist dokumentiert und auf ihre Stichhaltigkeit hin bewertet werden und anschließend müssen gegebenenfalls entsprechende Folgemaßnahmen, wie etwa interne Untersuchungen oder die Abgabe an eine zuständige Stelle, eingeleitet und dokumentiert werden.

Welche Leistungen bieten reichert & reichert zur Erfüllung Ihrer Pflichten im Hinweisgeberschutz?

• Einrichtung und Betrieb einer vertraulichen, anwaltlichen Meldestelle mit vier Meldekanälen, betreut durch einen Vertrauensanwalt.

• Bereitstellung elektronischer, telefonischer, postalischer und persönlicher Meldekanäle zur Abgabe von Hinweisen als Managed Service.

• Fristgerechte anwaltliche Korrespondenz mit Hinweisgebenden im gesetzlich geforderten Umfang.

• Eingangskontrolle zur Selektion und Aufbereitung eingegangener Hinweise mit juristischer Prüfung der Einschlägigkeit des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG).

• Falls erforderlich, Erstkontaktaufnahme und Erstkommunikation mit der hinweisgebenden Person bei unklaren oder fehlenden Informationen.

• Dokumentation aller eingehenden Meldungen entsprechend der gesetzlichen Vorgaben.

• Bereitstellung einer Hinweisgeber-Policy für Ihr Managementsystem und Compliancesystem.

• Vorlagen zur Erfüllung aller datenschutzrechtlichen Informationspflichten gegenüber den beschäftigten Personen sowie den Hinweisgebenden.

• Meldung des Hinweisgebersystems und des Meldekanals bzw. der Meldekanäle zum datenschutzrechtlichen Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.

• Bereitstellung aller erforderlichen Nachweise und Unterlagen zur Berücksichtigung des Hinweisgebersystems in Ihren Zertifizierungen u. a. nach ISO27001, TISAX, CSRD oder dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz.

Welche Vorteile bietet der Einsatz einer Rechtsanwaltskanzlei als Ombudsstelle im Hinweisgeberschutz?

Als Berufsgeheimnisträger mit langjähriger Erfahrung als Ombudspersonen, garantieren unsere Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte höchste Vertraulichkeit und juristischer Kompetenz im Umgang mit Ihren Informationen und Hinweisen. Hiervon profitieren Sie, genauso wie die hinweisgebende Person.
Alle digitalen und persönlichen Meldekanäle Ihres Unternehmens werden durch unsere Kanzlei betreut und in unseren Kanzleiräumen oder innerhalb unserer kanzleieigenen IT-Infrastruktur unter Einsatz modernster Informationssicherheitstechnik betrieben.

Welche Mindestanforderungen sind an die Organisation eines Hinweisgebersystems zu stellen?

• Wahrung der Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person, von Personen, die Gegenstand einer Meldung sind und sonstigen in der Meldung genannten Personen.

• Sicherstellung der dauerhaften Abrufbarkeit der Meldung unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots bei gleichzeitiger Gewährleistung der Löschpflicht, drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens.

• Nachweis der notwendigen Fachkunde und Unabhängigkeit sowie regelmäßigen und nachweislichen Schulung der mit Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen beauftragten Personen.

• Ermöglichung mündlicher oder textlicher Meldungen mit der freien Wahlmöglichkeit der hinweisgebenden Person, Meldungen anonym oder unter Verzicht auf Anonymität abzugeben.

• Ermöglichung einer persönlichen Zusammenkunft mit der hinweisgebenden Person auf deren Ersuchen hin.

• Fristgerechte Bestätigung des Eingangs von Meldungen.

• Umgehende juristische Prüfung, ob gemeldete Verstöße in den sachlichen Anwendungsbereich des HinSchG fallen und Prüfung der Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldungen.

• Durchführung und geeignete Dokumentation aller erforderlichen internen Untersuchungen.

• Erforderlichenfalls Abgabe des Verfahrens an eine zuständige Behörde oder Abschluss aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen.

Achtung Bußgelder!

Sollte ein – zur Einrichtung oder dem gesetzeskonformen Betreiben einer internen Meldestelle – verpflichtetes Unternehmen keine Meldestelle einrichten oder nicht ordnungsgemäß betreiben, drohen Bußgelder i.H.v. bis zu 20.000 €. Bei falschem Umgang mit Hinweisen, insbesondere Verstöße gegen das Vertraulichkeitsgebot oder Be- bzw. Verhinderung der Untersuchungsmaßnahmen drohen Bußgelder i.H.v. bis zu 50.000 €, je nach Verstoß unter Umständen sogar mehr. Auch Schadenersatzansprüche der hinweisgebenden Personen gegen das Unternehmen können dann drohen.

Wie sehen Ihre nächsten Schritte aus?

Wir und im Übrigen auch der Gesetzgeber gehen davon aus, dass der Betrieb einer Meldestelle dem Unternehmen erhebliche Kosten verursachen kann, insbesondere durch den Einsatz von Personalressourcen. Der Gesetzgeber übersieht dabei, dass Konzerne diese Kosten ohne Weiteres stemmen können, gerade mittelständische Unternehmen jedoch nicht. Unser Bestreben war es daher eine Lösung für Unternehmen zu entwickeln, die kostengünstig ist, knappe Personalressourcen schont und dem Unternehmen hilft, sich nicht mit Bürokratie zu beschäftigen, sondern es sich auf seine Kernkompetenzen konzentrieren kann, ohne die volle Kontrolle über die Verpflichtungen aus dem Hinweisgeberschutzgesetz zu verlieren.

Unser Meldeportal kann jederzeit als White-Page mit Ihrem Corporate Design versehen werden. Gerne bieten wir auch bei bereits bestehenden Meldestellen Schulungen für Ihre Mitarbeiter oder für die Meldestelle Verantwortlichen an. Profitieren Sie von effizienten, kostensparenden und vor allem einfachen Lösung zur Umsetzung der Verpflichtungen aus dem Hinweisgeberschutzgesetz.

Bei Rückfragen oder zur Vereinbarung eines kostenlosen Erstgesprächs, kontaktieren Sie Herrn Rechtsanwalt Nils Stark, LL.M. (Liechtenstein) unter n.stark@reichert-reichert.de oder unter +49 7731 9587-149. Weitere Informationen, sowie unsere Best Practice zum Hinweisgeberschutzgesetz können Sie hier downloaden.