Information zum Datenschutz für Microsoft Teams nach Art. 13, 14 DSGVO Im Folgenden informieren wir Sie als Teilnehmer an einer Online-Besprechung über Microsoft Teams mit uns über die Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten und die Ihnen nach DSGVO zustehenden Rechte uns gegenüber. 01 | Verantwortlicher für die Datenverarbeitung Verantwortlicher für die Datenerhebung und -verarbeitung ist reichert & reichert steuer- und rechtsberatungsgesellschaft mbH, Max-Porzig-Straße 1 in 78224 Singen. Sie erreichen uns telefonisch unter der Rufnummer +49 7731 9587-0 oder per E-Mail unter kanzlei@reichert-reichert.de. 02 | Datenschutzbeauftragter Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter den oben genannten Kontaktdaten oder per E-Mail unter datenschutz@reichert-reichert.de. 03 | Verarbeitung personenbezogener Daten Wir erheben und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der Europäi-schen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze zur Verarbeitung personenbezogener Daten und dem Datenschutz. Datenkategorien: Vor- und Nachname, E-Mailadresse, frei gewählten Teilnehmernamen, Name des Meetings und ggf. Passwort, Beginn und Ende sowie Dauer der Besprechung und ggf. von Ihnen während der Konferenz zur Verfügung gestellte personenbezogenen Daten, Profilbild, Audio-, Video- oder Chatinhalte, IP-Adresse und Geräte-/Hardware-Informationen. Zwecke: Planung und Durchführung von Besprechungen über Microsoft Teams, Versendung Einladungslink per E-Mail, Erstellung Kalendereintrag in MS Teams und Outlook. Die Kommunikation geschieht ausschließlich unter Einsatz einer Ende-zu-Ende Verschlüsselung. Rechtsgrundlage: Werden die Besprechungen im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt, ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage, in allen anderen Fällen unser berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Wir verarbeiten personenbezogenen Daten in unserem berechtigten Interesse Qualitätsstandards unseres Unternehmens auch in der aktuell herrschenden Ausnahmesituation weiterhin gewähr-leisten zu können, um Ihnen wie gewohnt zur Verfügung zu stehen und unseren Beitrag zur Eindämmung der Pandemie zu leisten. Falls das Gespräch im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens geführt wird, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage. Falls wir die Videokonferenz aufnehmen möchten, bitten wir Sie vorher um Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO). Mit Durchführung der Videokonferenz willigen Sie gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO auch in eine etwaige Datenübermittlung an den Mutterkonzern in den USA durch MS Teams ein (vgl. unten „Drittlandübermittlung“). Empfängerkategorien: Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Versendung der Einladung und Durchführung der Online-Besprechung benötigten. Für die Durchführung der Online-Besprechung nutzen wir das System Microsoft Teams, ein Dienst unter der europäischen Verantwortung von Microsoft Ireland Operations Limited, One Micro-soft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Microsoft verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der mit uns bestehenden Auftragsverarbeitung. Die Speicherung Ihrer Daten bei Microsoft erfolgt für die Dauer bis wir die Zusammenarbeit einstellen, die Löschung anweisen oder Sie der Verarbeitung widersprechen. Microsoft kann Ihre Daten zur Optimierung oder Verbesserung der eigenen Services nutzen, z.B. zur technischen Optimierung des Konferenzsystems und der Darstellung. Die Nutzung der Daten zum Zwecke des Benutzerprofilings oder für Werbung oder ähnliche kommerzielle Zwecke durch Microsoft erfolgt ausdrücklich nicht. Die Datenschutzbestimmungen von Microsoft finden Sie unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement. Drittlandübermittlung: Bei der Nutzung von MS Teams kann es sein, dass Microsoft Ihre Daten an einen Server des Mutterkonzerns in den USA übermittelt und dort verarbeitet. Der Europäische Gerichtshof hält das Datenschutzniveau der USA gemessen an EU-Standards für nicht ausreichend. Die Verarbeitung personenbezogener Daten in den USA ist mit entsprechenden Risiken verbunden, z.B. eines heimlichen Zugriffs durch US-Behörden zu Kontroll- und Überwachungszwecken. Bereitstellungspflicht: Wir erheben grundsätzlich nur die Daten, die zur Vorbereitung und Durchführung der Online-Besprechung über Microsoft Teams benötigt werden oder deren Erhebung gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder erforderlich ist. Ohne diese Daten werden wir regelmäßig nicht in der Lage sein, mit Ihnen die Besprechung online durchzuführen. Soweit wir Sie um die freiwillige Angabe personenbezogener Daten bitten, sind keine negativen Konsequenzen mit der Nichtbereitstellung dieser Daten verbunden. Sofern Sie die Besprechung nicht online über MS Teams führen möchten, können wir Ihnen ein Telefonat oder ein persönliches Treffen anbieten. Speicherdauer: Personenbezogene Daten werden zu den oben genannten Zwecken so lange gespeichert, wie hieran ein berechtigtes Interesse besteht oder rechtliche Verpflichtungen sowie etwaige daraus resultierende Ansprüche und gesetzliche Aufbewahrungspflichten der Löschung entgegenstehen. 04 | Betroffenenrechte Sie haben uns gegenüber das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung sowie das Recht auf Datenübertrag-barkeit (Art. 15 -20 DSGVO) und darauf, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung ein-schließlich Profiling beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden (Art. 22 DSGVO). Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass dies die Rechtmäßigkeit der bisher erfolgten Verarbeitung berührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Verarbeiten wir Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, steht Ihnen das Recht zu, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen (Art. 21 DSG-VO).
