Aus dem Datenschutz-Blog: Analoge Schlüsselverwaltung

In der Praxis erleben wir oft Überraschungen, wenn wir bei der Zusammenarbeit mit unseren Mandanten wieder einmal besonders kleinteilig vorgehen müssen und dadurch selbst in den am wenigsten im Personenbezug stehenden internen Prozessen doch noch eine Verarbeitung personenbezogener Daten finden. Dabei lohnt sich genaues hinsehen, denn diese Fälle sind häufiger als sich vermutlich lässt. Ein schönes Beispiel stellt die analoge Schlüsselverwaltung dar. Vermeintlich liegt der größte Personenbezug darin, dass der Schlüssel von Mensch zu Mensch übergeben wird. Oder?

Am einfachsten lässt sich der Personenbezug erkennen, wenn der gesamte Prozess gedanklich durchgespielt wird. Dafür holen sich Datenschutzbeauftragte am besten den Rollenverantwortlichen an die Seite.

Ist noch gar kein Schlüsselmanagement im Unternehmen implementiert, sollte man – wie immer – mit der Bestandsaufnahme beginnen. Wie viele Schlüssel gibt es? Sind alle Schlüssel ausgegeben? Welcher Mitarbeiter hat einen Schlüssel? Habe alle Mitarbeiter dieselbe Zugriffsberechtigung?