Steuern: Immer weitere Verschärfung an die Kassenführung

 

 

 

Dem Steuerpflichtigen ist freigestellt, was für eine Art von Kasse er benutzt. Nach derzeitiger Rechtslage ist auch nicht vorgeschrieben, überhaupt eine Registrierkasse zu nutzen. Wird jedoch eine Registrierkasse verwendet, so sind Aufzeichnungen, zu ihrem Verständnis nötige Arbeitsanweisungen, sonstige Organisationsunterlagen und Buchungsbelege, zu denen auch die mit Kassenterminals erstellten Bons bei Zahlung mit EC- oder Kreditkarte gehören, 10 Jahre aufzubewahren. Hierzu gehört auch die Datenhaltung von Vor- und Nebensysteme (u.a. Registrierkassen, Faktura, Warenwirtschaft etc.).

 

Nach dem 31.12.2016 müssen alle Geräte die Voraussetzungen für die Aufbewahrung von digitalen Unterlagen bei Bargeschäften erfüllen. Registrierkassen dürfen ab dem 01.01.2017 ohne Datenhaltung (Stammdatenänderungen, Journaldaten etc.) nicht mehr für die Einnahmenaufzeichnungen verwendet werden, es sei denn eine externe Datensicherung ist gewährleistet. Der Kasseninhaber ist verpflichtet, eine Umrüstung oder Anpassung der genutzten Registrierkasse zu prüfen.

 

Hinzu gekommen ist das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016. Hiermit wird der Finanzverwaltung die Möglichkeit einer Kassennachschau bereits seit dem 01.01.2018 gegeben.

 

Folgende Kassensysteme können geprüft werden:

•    Elektronische oder computergestützte Kassensysteme

•    Registrierkassen

•    App-Systeme

•    Waagen mit Registrierkassenfunktion

•    Taxameter und Wegstreckenzähler

•    Geldspielgeräte

•    Offene Ladenkassen

 

Aus der Nutzung von App-Systemen ergibt sich ein praktisches Problem, da die Datenspeicherung oftmals in einer Cloud erfolgt und der Server im Ausland steht. Zu einer Verlagerung von Teilen der Buchführung ins Ausland bedarf es stets einer Genehmigung der Finanzverwaltung.

 

Um formellen Fehlern vorzubeugen ist Folgendes zu beachten:

•    Jeder Buchung muss ein Beleg zugrunde gelegt werden und es muss ein schlüssiger Nachweis hinsichtlich der Unveränderbarkeit der Einzelbuchungen vorhanden sein.

•    Die Kasse muss jederzeit kassensturzfähig sein. Dies bedeutet, dass Soll- und Istbestand der Kasse übereinstimmen muss.

•    Auch wenn die Kasse sämtliche technische Anforderungen erfüllt, wird man nicht

    umhin kommen, den tatsächlichen Kassenbestand zum Ende eines jeden Geschäftstages händisch auszuzählen, um Soll- und Istbestand abzugleichen.

•    Die Kassenendsummenbons müssen immer vollständig vorgelegt werden.

•    Betriebsanleitungen oder Protokolle nachträglicher Programmänderungen müssen jederzeit vorgelegt werden können.

•    Nach Auffassung der Finanzverwaltung müssen die Bareinnahmen und die un-

    baren Einnahmen getrennt aufgezeichnet werden. Falls dies nicht geschieht, stellt

    dies einen formellen Mangel dar, da im Kassenbuch lediglich Bargeldbewegungen

    aufzuzeichnen sind.

 

Ein formeller Mangel führt zur Ordnungswidrigkeit der Buchführung. Dies kann das Finanzamt dazu berechtigen, die Buchführung zu verwerfen und die Betriebsergebnisse zu schätzen. In Betriebsprüfungen wird dies fast standardmäßig versucht. Wenn bei einer Kassennachschau Anlass zur Beanstandung der Kassenaufzeichnungen bzw. -buchungen besteht, kann der Amtsträger gemäß § 146 b Abs. 3 AO ohne vorherige Prüfungsanordnung zur Außenprüfung übergehen.

 

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